Écrire une lettre officielle

Objectif: respecter les usages sociaux et les règles de politesse dans les lettres officielles



Voir également
:
écrire une lettre de motivation
écrire une lettre privée

Observation

Centre de Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Laffite,
7, avenue Béranger — 78
600

Madame,

J’ai le plaisir de vous informer que votre fils HOLLARD Hubert a été inscrit pour la rentrée de 1982, au Centre de Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Lafitte.
Conformément au dossier qui nous a été transmis par le collège de votre fils, cette inscription prendra effet si les conditions physiques énumérées ci-dessous sont toujours valables
— poids maximum
: 38 kg
— taille maximum
: 1,40 m
— acuité visuelle sans verres correcteurs
: 13/10

Vous voudrez bien vous mettre en rapport avec Mlle Leila Malvoisie, documentaliste de l’établissement scolaire de votre fils, pour la constitution du dossier d’entrée dans notre établissement.
Nous vous rappelons que la rentrée scolaire est fixée au 18 septembre 1982. Votre fils Hubert Hollard devra donc avoir rejoint le centre de Maisons-Lafitte, au plus tard le 17 septembre à 16 heures.

Le directeur du Centre.

J.-P. Nozière, Tu vaux mieux que mon frère, © Duculot, coll. Travelling.


Questions

1. Qui est l’expéditeur de la lettre
? À quels endroits du texte l’identité de l’expéditeur est-elle mentionnée?

2. Qui est le destinataire
?

3. Quelles mentions habituelles manque-t-il à cette lettre, insérée dans un roman
?

4. Énumérez les informations contenues dans cette lettre.

5. A quoi correspondent les paragraphes
?


Leçon

La lettre officielle obéit à des règles précises qu’il est important de respecter.

A. La situation de communication

La lettre établit une situation de communication. L’émetteur s’adresse à un destinataire, en un moment et un lieu précis. Tous ces éléments, ainsi que le sujet de la lettre, doivent être présents dans le texte.

B. L’objet de la lettre

On écrit des lettres officielles pour informer, pour solliciter, pour réclamer, pour protester.
La lettre laisse des traces matérielles, ce qui est indispensable dans les relations d’affaires et administratives.

C. Le plan de la lettre

• pour informer, on suit le plan chronologique
: motif de la lettre, description de la situation, évocation du futur;
• pour une réclamation
: résumé de la situation, exposé du problème, exposé de ses attentes.

D. La présentation

Le papier
Il vaut mieux utiliser un papier blanc, non ligné, de dimension A4 (21x29,7 cm)
Présentation type
:



E. La formule d’appel

On écrit « Monsieur », « Madame », en toutes lettres, à quelqu’un que l’on ne connaît pas; sinon « Cher Monsieur », « Chère Madame », avec des majuscules. On n’écrit jamais * « Ma chère Madame » ou « Chère madame Martin ».

F. La formule finale de politesse

Elle varie selon plusieurs critères
:

1. La relation entre expéditeur et destinataire

2. Le type de lettre
:

— lettre de demande
: Dans l’attente d’une réponse favorable, je vous prie d’agréer…
— lettre de remerciements
: Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.
— lettre de réclamation
: Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.
— lettre de condoléances
: Recevez, Monsieur, l’expression de ma plus vive sympathie.

3. Usages et codes sociaux

En général, « expression » s’emploie d’un inférieur à un supérieur
; « assurance », qui ne s’emploie pas d’inférieur à supérieur, est le plus en usage dans les lettres professionnelles.
Les verbes « agréer » et « accepter » marquent le respect et s’emploient d’inférieur à supérieur.
N’écrivez pas « veuillez croire en », qui s’emploie dans le langage religieux, mais « croire à ».
Une femme adresse ses « salutations » à un homme et non ses « sentiments » ou son « respect ».
Un homme peut adresser à une femme ses « respectueux hommages ».
« Acceptez mes salutations distinguées » est une formule très impersonnelle vraiment réservée à des rapports professionnels et commerciaux
;
Une carte de visite se rédige à la troisième personne et ne se signe jamais.

4. Construire la formule de politesse




G. Les normes postales pour l’enveloppe




Exercices

1. Pour chacun des débuts de lettre suivants, imaginez une situation de communication possible: émetteur, destinataire. Écrivez une suite à chaque phrase.

• Je prends la liberté de vous informer que…
• Je regrette de devoir porter à votre connaissance…
• J’ai l’honneur de vous accuser réception de…
• Je vous serais extrêmement reconnaissante de…

2. Quelle formule d’introduction, parmi celles qui vous sont proposées, choisiriez-vous pour

— l’envoi d’un certificat médical
— un accusé de réception
— une demande de catalogue
— une réclamation à une société de vente par correspondance
— un remerciement pour service rendu
— des excuses
— l’envoi d’un document.

A. J’ai le regret d’attirer votre attention sur…
B. J’ai le plaisir de vous communiquer…
C. En réponse à votre envoi du…, je vous accuse réception de…
E. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir m’adresser…
F. Je vous prie de bien vouloir m’excuser de ne pouvoir me rendre…
G. Je vous adresse mes vifs remerciements pour…

3. Retrouvez la situation qui correspond à chacune des formules finales suivantes:

• Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’hommage de mon profond respect.
• En vous remerciant d’avance de votre compréhension, je vous prie de croire, Madame le Principal, à mes salutations distinguées.
• En espérant une suite favorable à ma demande, je vous prie de recevoir, Monsieur le Directeur, mes meilleures salutations.
• Dans l’espoir de recevoir une réponse rapide à cette demande d’information, je vous prie de croire, Mademoiselle, à mes salutations respectueuses.
• En vous remerciant d’avance de ce service, je vous prie de recevoir, Monsieur, l’assurance de mes salutations respectueuses.

— Mme Martin écrit au collège pour excuser l’absence de sa fille.
— M. Schmitz écrit au directeur de l’école pour demander que son fils puisse sortir plus tôt pour un rendez-vous chez l’orthodontiste.
— Le délégué de classe écrit à la responsable du syndicat d’initiative de Palavas-les -Flots.
— Anne écrit au Président de la République.
— Thomas demande une information à un surveillant du lycée.

4. Choisissez un des modèles suivants, complétez-le et rédigez la lettre en respectant les règles de mise en page.

A. Déclaration d’accident à une compagnie d’assurance

Je soussigné (nom, prénom, adresse, lieu et date de naissance, profession) vous informe avoir été victime d’un accident de la circulation (indiquer la date, l’heure, le lieu et les circonstances de l’accident, le montant approximatif des dégâts occasionnés).
C’est dans ces conditions que j’ai l’honneur de solliciter vos services afin de bénéficier de l’indemnisation consécutive aux dommages que j’ai subis sur ma personne. Vous trouverez ci-joint la photocopie du certificat médical.
Dans l’attente de votre courrier, je vous prie de croire, Monsieur le Directeur, à mes sentiments respectueux.

B. Déclaration de vol

J’ai l’honneur de vous faire part du cambriolage commis avec effraction dans mes locaux professionnels et constaté ce jour.
Je vous envoie ci-contre la liste des objets dont j’ai pu constater la disparition et ne manquerai pas de la compléter le plus rapidement possible. Veuillez, par ailleurs, trouver ci-joint
:
— la déclaration de vol au commissariat de police.
— les factures concernant les objets volés.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes sentiments distingués.
C. Demande de délai de paiement de l’impôt

Je me trouve dans l’impossibilité de payer à temps les impôts dont vous me demandez le paiement par l’avis d’imposition dont vous trouverez copie ci-joint.
Ma situation financière actuelle ne me permet pas d’acquitter l’intégralité du montant de l’impôt.
(Préciser ici votre situation.)
C’est pourquoi, je vous serai reconnaissant de l’obligeance dont vous feriez part en m’accordant des délais de paiement.
Je vous suggère le versement d’un premier acompte de x francs à la date du… et le règlement du solde en plusieurs échéances (préciser la périodicité) de x francs.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Percepteur l’expression de mes salutations distinguées.

D. Déclaration de perte ou vol d’un chéquier

Le… à… heures… minutes, je vous ai appelé afin de vous faire prendre connaissance de la perte ou du vol de mon chéquier. Vous trouverez ci-joint la copie de la déclaration à la police.
Je vous confirme qu’il y a lieu de faire opposition aux chèques que j’ai émis depuis le moment où j’ai déclaré le vol (ou la perte) à l’agence de…
Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.

5. Écrivez, à votre tour, une lettre officielle en choisissant l’un des thèmes suivants
:

— demande de renseignements à une agence de voyages
— demande d’abonnement à un journal
— lettre d’inscription à un club.


Fiche d’auto évaluation

• J’ai bien fait figurer mon nom et mon adresse en haut et à gauche de la page.
• J’ai bien écrit le nom de mon correspondant en haut et à droite de la page.
• J’ai inscrit le lieu et la date en tête de la lettre.
• J’ai bien commencé ma lettre par une formule d’appel (« Monsieur »).
• J’ai vérifié que cette formule correspond bien à la situation sociale de mon correspondant.
• J’ai bien découpé le corps de la lettre en paragraphes, en allant à la ligne à chaque fois.
• Dans le premier paragraphe, j’ai bien rappelé les faits qui motivent cette lettre.
• Dans le dernier paragraphe, j’ai bien annoncé à mon correspondant ce que j’attends de lui.
• La lettre se termine bien par une formule de politesse qui reprend la formule d’appel.
• J’ai contrôlé l’orthographe, les accents, la ponctuation.

Étude publiée dans le manuel Textes et méthodes 4e Nathan édition 1998.