Écrire une lettre officielle
Objectif :
respecter les usages sociaux et les règles de politesse
dans les lettres officielles
Voir également :
écrire une lettre de
motivation
écrire une lettre
privée
Observation
Centre de Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Laffite,
7, avenue Béranger — 78 600
Madame,
J’ai le plaisir de vous informer que votre fils HOLLARD
Hubert a été inscrit pour la rentrée de 1982, au Centre de
Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Lafitte.
Conformément au dossier qui nous a été transmis par le
collège de votre fils, cette inscription prendra effet si
les conditions physiques énumérées ci-dessous sont toujours
valables
— poids maximum :
38 kg
— taille maximum :
1,40 m
— acuité visuelle sans verres
correcteurs :
13/10
Vous voudrez bien vous mettre en rapport avec
Mlle Leila Malvoisie, documentaliste de
l’établissement scolaire de votre fils, pour la
constitution du dossier d’entrée dans notre établissement.
Nous vous rappelons que la rentrée scolaire est fixée au
18 septembre 1982. Votre fils Hubert Hollard devra
donc avoir rejoint le centre de Maisons-Lafitte, au plus
tard le 17 septembre à 16 heures.
Le directeur du Centre.
J.-P. Nozière,
Tu vaux
mieux que mon frère, © Duculot,
coll. Travelling.
Questions
1. Qui est l’expéditeur de la lettre ?
À quels endroits du texte l’identité de l’expéditeur
est-elle mentionnée ?
2. Qui est le destinataire ?
3. Quelles mentions habituelles manque-t-il à cette lettre,
insérée dans un roman ?
4. Énumérez les informations contenues dans cette lettre.
5. A quoi correspondent les paragraphes ?
Leçon
La lettre officielle obéit à des règles précises qu’il est
important de respecter.
A. La
situation de communication
La lettre établit une situation de communication.
L’émetteur s’adresse à un destinataire, en un moment et un
lieu précis. Tous ces éléments, ainsi que le sujet de la
lettre, doivent être présents dans le texte.
B. L’objet
de la lettre
On écrit des lettres officielles pour informer, pour
solliciter, pour réclamer, pour protester.
La lettre laisse des traces matérielles, ce qui est
indispensable dans les relations d’affaires et
administratives.
C. Le
plan de la lettre
• pour informer, on suit le plan
chronologique :
motif de la lettre, description de la situation, évocation
du futur ;
• pour une réclamation :
résumé de la situation, exposé du problème, exposé de ses
attentes.
D. La
présentation
Le papier
Il vaut mieux utiliser un papier blanc, non ligné, de
dimension A4 (21x29,7 cm)
Présentation type :
E. La
formule d’appel
On écrit
« Monsieur », « Madame », en toutes
lettres, à quelqu’un que l’on ne connaît
pas ;
sinon « Cher Monsieur », « Chère
Madame », avec des majuscules. On n’écrit jamais *
« Ma chère Madame » ou « Chère madame
Martin ».
F. La
formule finale de politesse
Elle varie selon plusieurs critères :
1. La relation entre expéditeur et destinataire
2. Le type de lettre :
— lettre de demande :
Dans l’attente d’une réponse favorable, je vous prie
d’agréer…
— lettre de remerciements :
Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.
— lettre de réclamation :
Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.
— lettre de condoléances :
Recevez, Monsieur, l’expression de ma plus vive sympathie.
3. Usages et codes sociaux
En général, « expression » s’emploie d’un
inférieur à un supérieur ;
« assurance », qui ne s’emploie pas d’inférieur à
supérieur, est le plus en usage dans les lettres
professionnelles.
Les verbes « agréer » et « accepter »
marquent le respect et s’emploient d’inférieur à supérieur.
N’écrivez pas « veuillez croire en », qui
s’emploie dans le langage religieux, mais « croire
à ».
Une femme adresse ses « salutations » à un homme
et non ses « sentiments » ou son
« respect ».
Un homme peut adresser à une femme ses « respectueux
hommages ».
« Acceptez mes salutations distinguées » est une
formule très impersonnelle vraiment réservée à des rapports
professionnels et commerciaux ;
Une carte de visite se rédige à la troisième personne et ne
se signe jamais.
4. Construire la formule de politesse
G. Les normes postales pour l’enveloppe
Exercices
1.
Pour chacun des débuts de lettre suivants, imaginez une
situation de communication possible :
émetteur, destinataire. Écrivez une suite à chaque phrase.
• Je prends la liberté de vous informer que…
• Je regrette de devoir porter à votre connaissance…
• J’ai l’honneur de vous accuser réception de…
• Je vous serais extrêmement reconnaissante de…
2.
Quelle formule d’introduction, parmi celles qui vous sont
proposées, choisiriez-vous pour
— l’envoi d’un
certificat médical
— un accusé de réception
— une demande de catalogue
— une réclamation à une société de vente par correspondance
— un remerciement pour service rendu
— des excuses
— l’envoi d’un document.
A. J’ai le regret d’attirer votre attention sur…
B. J’ai le plaisir de vous communiquer…
C. En réponse à votre envoi du…, je vous accuse
réception de…
E. Je vous serais reconnaissant(e) de bien vouloir
m’adresser…
F. Je vous prie de bien vouloir m’excuser de ne
pouvoir me rendre…
G. Je vous adresse mes vifs remerciements pour…
3.
Retrouvez la situation qui correspond à chacune des
formules finales suivantes :
• Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’hommage de mon
profond respect.
• En vous remerciant d’avance de votre compréhension,
je vous prie de croire, Madame le Principal, à mes
salutations distinguées.
• En espérant une suite favorable à ma demande, je
vous prie de recevoir, Monsieur le Directeur, mes
meilleures salutations.
• Dans l’espoir de recevoir une réponse rapide à cette
demande d’information, je vous prie de croire,
Mademoiselle, à mes salutations respectueuses.
• En vous remerciant d’avance de ce service, je vous
prie de recevoir, Monsieur, l’assurance de mes salutations
respectueuses.
— Mme Martin écrit au collège pour excuser l’absence
de sa fille.
— M. Schmitz écrit au directeur de l’école pour
demander que son fils puisse sortir plus tôt pour un
rendez-vous chez l’orthodontiste.
— Le délégué de classe écrit à la responsable du syndicat
d’initiative de Palavas-les -Flots.
— Anne écrit au Président de la République.
— Thomas demande une information à un surveillant du lycée.
4.
Choisissez un des modèles suivants, complétez-le et rédigez
la lettre en respectant les règles de mise en
page.
A. Déclaration d’accident à une compagnie d’assurance
Je soussigné (nom, prénom, adresse, lieu et date de
naissance, profession) vous informe avoir été victime d’un
accident de la circulation (indiquer la date, l’heure, le
lieu et les circonstances de l’accident, le montant
approximatif des dégâts occasionnés).
C’est dans ces conditions que j’ai l’honneur de solliciter
vos services afin de bénéficier de l’indemnisation
consécutive aux dommages que j’ai subis sur ma personne.
Vous trouverez ci-joint la photocopie du certificat
médical.
Dans l’attente de votre courrier, je vous prie de croire,
Monsieur le Directeur, à mes sentiments respectueux.
B. Déclaration de vol
J’ai l’honneur de vous faire part du cambriolage commis
avec effraction dans mes locaux professionnels et constaté
ce jour.
Je vous envoie ci-contre la liste des objets dont j’ai pu
constater la disparition et ne manquerai pas de la
compléter le plus rapidement possible. Veuillez, par
ailleurs, trouver ci-joint :
— la déclaration de vol au commissariat de police.
— les factures concernant les objets volés.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur, l’expression
de mes sentiments distingués.
C. Demande
de délai de paiement de l’impôt
Je me trouve dans l’impossibilité de payer à temps les
impôts dont vous me demandez le paiement par l’avis
d’imposition dont vous trouverez copie ci-joint.
Ma situation financière actuelle ne me permet pas
d’acquitter l’intégralité du montant de l’impôt.
(Préciser ici votre situation.)
C’est pourquoi, je vous serai reconnaissant de l’obligeance
dont vous feriez part en m’accordant des délais de
paiement.
Je vous suggère le versement d’un premier acompte de x
francs à la date du… et le règlement du solde en plusieurs
échéances (préciser la périodicité) de x francs.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Percepteur l’expression
de mes salutations distinguées.
D. Déclaration de perte ou vol d’un chéquier
Le… à… heures… minutes, je vous ai appelé afin de vous
faire prendre connaissance de la perte ou du vol de mon
chéquier. Vous trouverez ci-joint la copie de la
déclaration à la police.
Je vous confirme qu’il y a lieu de faire opposition aux
chèques que j’ai émis depuis le moment où j’ai déclaré le
vol (ou la perte) à l’agence de…
Veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées.
5. Écrivez, à votre tour, une lettre officielle en
choisissant l’un des thèmes suivants :
— demande de renseignements à une agence de voyages
— demande d’abonnement à un journal
— lettre d’inscription à un club.
Fiche
d’auto évaluation
• J’ai bien fait figurer mon nom et mon adresse en haut et
à gauche de la page.
• J’ai bien écrit le nom de mon correspondant en haut
et à droite de la page.
• J’ai inscrit le lieu et la date en tête de la
lettre.
• J’ai bien commencé ma lettre par une formule d’appel
(« Monsieur »).
• J’ai vérifié que cette formule correspond bien à la
situation sociale de mon correspondant.
• J’ai bien découpé le corps de la lettre en paragraphes,
en allant à la ligne à chaque fois.
• Dans le premier paragraphe, j’ai bien rappelé les faits
qui motivent cette lettre.
• Dans le dernier paragraphe, j’ai bien annoncé à mon
correspondant ce que j’attends de lui.
• La lettre se termine bien par une formule de politesse
qui reprend la formule d’appel.
• J’ai contrôlé l’orthographe, les accents, la ponctuation.
Étude publiée
dans le manuel
Textes et méthodes 4e Nathan édition
1998.